Al Presidente degli Stati Uniti dei primi anni ’50 D.D. Eisenhower, il mitico generale IKE che al comando delle truppe alleate sconfisse Hitler, viene attribuita la seguente affermazione:
“Ciò che è importante quasi mai è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”
Dwight D. Eisenhower (34° Presidente USA)
Pare che l’aforisma abbia stimolato lo scrittore ed imprenditore americano Stephen Covey ad approfondirne l’essenza nel suo libro The seven habits of highly effective people (Le 7 regole per avere successo) dal quale ne ha poi ricavato un “modello”, la cosiddetta Matrice di Covey, che serve a ordinare le priorità separando ciò che è rilevante da ciò che è superfluo.
Cosa è importante e cosa è urgente?
L’importanza di un’attività dipende da quanto essa sia indispensabile e concatenata al raggiungimento di un obiettivo irrinunciabile: questo tipo di mansione non può in alcun modo essere elusa perché da essa dipende il raggiungimento di obiettivi di tipo personale, del team o aziendale. L’urgenza invece, caratterizza quell’attività soggetta ad una scadenza a breve tempo, non negoziabile ed improcrastinabile.
In quest’ottica, le attività importanti ed urgenti non potranno più essere confuse ma andranno “riconosciute” e collocate adeguatamente nella lista delle cose da fare.
Da dove partiamo?
Immaginando di riportare le attività su una matrice strutturata come un piano cartesiano, l’ordine dei quadranti è il punto ottimale da cui partire perché ci permette di mantenere una programmazione di ampio raggio, che eviti sprechi di tempo e ci consenta di lasciare spazio per la gestione delle criticità reali.
Ecco il criterio con cui costruire la matrice a 4 quadranti da leggersi dal basso verso l’alto in ragione dell’indice d’importanza (basso=non importante; alto=importante) e da destra verso sinistra in ragione del carattere d’urgenza (destra=non urgente; sinistra=urgente).
Ecco come possono essere rappresentati gli incroci possibili:
Q1 le azioni non delegabili: sono le azioni che, se non portate a termine immediatamente, ci possono mandare in crisi. Sono nostre responsabilità, da loro dipende il successo della nostra attività e non sono delegabili (es. la scadenza di un impegno programmato ma anche un’emergenza improvvisa non rinviabile). Un bravo gestore del tempo ha pochissime attività in questo quadrante.
Q2 le azioni da pianificare: sono le azioni che vanno pianificate e svolte nei tempi che abbiamo programmato, per evitare che si spostino nel Q1 (es. azioni di grande qualità tipo la pianificazione strategica del nostro futuro personale e professionale, la cura ed il mantenimento della salute psico-fisica, la pianificazione delle relazioni personali, etc.). Questo quadrante è senz’altro quello di maggior valore per un bravo gestore del tempo.
Q3 le azioni da delegare: sono le azioni per le quali è prevista una scadenza non prorogabile, e che devono essere svolte nonostante la loro scarsa importanza (vengono definite “inganno” perché apparentemente ci sembrano fondamentali, o qualcuno ce le fa apparire tali… tipo: rispondere ad una e-mail, soddisfare urgenze di altre persone che si rivolgono a noi per una loro carenza di organizzazione, etc.). Laddove possibile, vanno delegate.
Q4 le azioni superflue: sono tutte quelle azioni prive di importanza e nemmeno urgenti, che a volte scegliamo di fare perché più piacevoli, o perché non ci fanno sentire la pressione (ad es. il “cazzeggio come fuga dalla realtà”, la navigazione sui social network finalizzata al gossip, gli sprechi di tempo, etc.). Sono quelle azioni che, se compiute, peggiorano la gestione delle attività dei Q1 e Q2 e vanno il più possibile evitate.
Come raggiungere i propri obiettivi con il controllo
Quando ci programmiamo delle attività è poi fondamentale la fase di CONTROLLO, in cui si valuta a che punto si è della propria scaletta di marcia per capire come si è lavorato e quanto tempo si è perso. E’ la fase nella quale si tirano le somme e si vedono veramente i risultati; non va pertanto elusa ma affrontata con onestà e severità senza considerare minimamente la paura d’aver fallito. È auspicabile un controllo settimanale delle attività per avere costantemente il riscontro dello stato d’avanzamento verso il nostro obiettivo, l’evidenza degli errori commessi e le conseguenti correzioni che andranno apportate alla strategia.
Call to action
Riepilogando e volendo suggerire una sorta di tabella di marcia sul come procedere, consiglierei:
- Adozione sistematica della programmazione delle attività finalizzate al raggiungimento dell’obiettivo
- Creare la lista giornaliera delle COSE DA FARE
- Collocare le attività nella matrice di Covey e adottare tale pratica come approccio sistematico per qualsiasi pianificazione, avendo cura proprio di SCRIVERLE all’interno dei vari quadranti
- Imparare a riconoscere le attività del Q4, essendo le più insidiose per il raggiungimento degli obiettivi
- Eseguire il controllo settimanale della realizzazione delle attività programmate