“C’era un lavoro importante da fare e ad Ognuno fu chiesto di farlo: Ognuno era sicuro che Qualcuno lo avrebbe fatto… Ciascuno poteva farlo, ma Nessuno lo fece. Qualcuno si arrabbiò perché il lavoro era di Ognuno; Ognuno pensò che Ciascuno poteva farlo, ma Nessuno capì che Qualcuno non l’avrebbe fatto. Finì che Ognuno incolpò Qualcuno perché Nessuno fece ciò che Qualcuno avrebbe potuto fare.”
Charles Osgood (anchorman CBS America)
Mi colpì particolarmente la citazione quando, alcuni anni fa, venne menzionata dal top manager Fiat Sergio Marchionne nel corso di un’intervista televisiva e la conservai… dopodiché, pensando all’argomento da condividere qui, ho colto nella storiella una metafora esemplare perché è evidente che i 4 personaggi citati, nella “loro” azienda, di certo non dovevano aver avuto un organigramma. Invece, è basilare sapere CHI fa COSA in ogni realtà, a prescindere dalle dimensioni dell’intera struttura.
Cos’è l’organigramma?
È una mappa di notizie, di informazioni e relazioni che restituisce una rappresentazione grafica di una struttura aziendale definendone livelli di gerarchia, di ruolo e/o di mansione. La finalità dell’organigramma è quella di comunicare a tutti i soggetti interessati, immediatamente e tramite un’unica immagine il complesso di elementi che compongono l’azienda. Esso delimita i rapporti e gli ambiti operativi dei componenti dell’organizzazione, facilita l’orientamento dei collaboratori e rappresenta posizioni e responsabilità in termini di compiti assegnati e persone gestite. Inoltre, costituisce uno strumento di analisi dell’organizzazione, di sviluppo delle carriere e stimola la ricerca di nuove soluzioni organizzative.
Da dove partiamo?
Cerchiamo di capire come si articola lo schema e COME rappresenta CHI e COSA: è composto da rettangoli che simboleggiano Unità Organizzative (U.O.) e linee che definiscono relazioni di gerarchia o di funzione fra U.O.. Le U.O. si distinguono a seconda della loro posizione: U.O. di staff, se di supporto ad un’altra U.O. (come ad esempio le segreterie, gli staff di supporto, etc.), oppure U.O. di line quando rappresentano posizioni di sovra (o sub) ordinazione rispetto ad altre U.O. di line.
Qui a sinistra un esempio essenziale che potrà svilupparsi ulteriormente sia verso il basso che orizzontalmente a seconda dell’effettiva struttura che dovrà rappresentare: ha una configurazione a sviluppo verticale di tipo piramidale.
La raccolta dati e la costruzione della mappa
Tenuto conto che l’organigramma NON dovrà essere quello che si vorrebbe esibire come “… l’ideale assetto dell’efficienza e dell’organizzazione” ma la sua finalità è che rappresenti la reale mappatura delle responsabilità organizzative esercitate, occorrerà procedere alla “onesta” raccolta dati che serviranno alla costruzione della mappa.
Ad esempio, nella fase preliminare di ricognizione dei dati identificativi, potrà essere impiegato un foglio excel così impostato:
|
Nome e Cognome |
Unità Organizzativa |
Competenza |
Mansione |
Sovra/subordinazione |
|
|
|
|
|
|
dopodiché, seguendo la logica del modello proposto, si potrà procedere alla costruzione della mappa con tutte le articolazioni che l’organizzazione richiede.
L’importanza della condivisione
Una volta approntato l’organigramma nel suo schema definitivo, sarà fondamentale condividerlo con tutti i collaboratori: ciò favorirà il rispetto delle competenze, delle responsabilità, aiuterà le nuove risorse al corretto inserimento in azienda, favorirà il diffondersi del clima positivo a tutti i livelli, consentirà anche l’autovalutazione dei possibili avanzamenti di carriera e darà modo alla dirigenza di trarre degli spunti strategici dalla sua configurazione ed eventualmente di rimaneggiarlo all’occorrenza (in ogni caso è consigliabile una sua revisione almeno 2 volte l’anno).